Кадры без бумаги:
цифровая трансформация HR в масштабе 600 сотрудников
цифровая трансформация HR в масштабе 600 сотрудников
Автоматизация ключевых кадровых процессов и создание удобного цифрового сервиса для сотрудников в ООО "КОМИТАС".
Полный отказ от бумаги
600 цифровых кабинетов
Быстрые согласования
Прозрачные процессы
О заказчике
ООО «КОМИТАС» — системный интегратор полного цикла в области складской и производственной логистики. Компания проектирует и внедряет логистические комплексы, а также разрабатывает собственное ПО для автоматизации и роботизации процессов. Работает с масштабными проектами в России и СНГ.
Задача
Перевести кадровый документооборот компании из бумажного формата в полностью цифровой с сохранением юридической значимости. Требовалось обеспечить удалённое оформление, согласование и подписание кадровых документов для всех сотрудников, включая распределённые команды. Дополнительно — снизить нагрузку на HR-службу и ускорить ключевые кадровые процессы.
Результат
Полностью внедрён электронный кадровый документооборот для 600 сотрудников. Все ключевые HR-процессы переведены в цифровой формат с удалённым подписанием документов. Исключены бумажные носители, курьерская доставка и личные визиты в отдел кадров.
Ситуация до старта проекта
До начала проекта кадровый документооборот в компании полностью велся в бумажном виде, что замедляло HR-процессы и усложняло работу с распределёнными сотрудниками.
- Бумажный HRВсе кадровые документы оформлялись, подписывались и хранились исключительно на бумаге.
- Личное присутствиеДля оформления любых кадровых событий сотрудникам требовалось приходить в отдел кадров.
- Удалённые сложностиОбмен документами с удалёнными сотрудниками осуществлялся через курьеров и почтовые службы.
- Ручные операцииHR-специалисты тратили значительное время на рутинную обработку заявлений и приказов.
- Медленные согласованияСбор подписей и согласование документов с руководителями занимали длительное время.
- Рост издержекКомпания несла дополнительные затраты на печать, бумагу и пересылку кадровых документов.
Ключевые задачи проекта
Перевести все кадровые процессы в электронный формат с юридически значимым подписанием документов.
Обеспечить сотрудникам и руководителям единый цифровой канал для оформления и согласования кадровых событий.
Сократить ручные операции, ускорить обработку документов и исключить бумажный документооборот.
Решаете похожие задачи?
Мы поделимся опытом и покажем, как это работает на практике.
Мы поделимся опытом и покажем, как это работает на практике.
Что мы сделали
В проекте поэтапно внедрили электронный кадровый документооборот и перевели все HR-сценарии в цифровую среду 1С. Решение развернули на всю компанию с учётом распределённой структуры и удалённых сотрудников.
- Внедрили КЭДО на базе 1СНастроили электронный кадровый документооборот в конфигурации «1С:ЗУП КОРП» с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
- Подключили НЭП сотрудникамРеализовали механизм оформления и использования неквалифицированной электронной подписи для кадровых документов.
- Оцифровали приём на работуНастроили электронный процесс найма: ознакомление с документами и подписание кадрового пакета в цифровом виде.
- Автоматизировали кадровые измененияРеализовали электронные процедуры перевода сотрудников и изменения условий труда с согласованием и подписями.
- Перевели отпуска, больничные и увольнения в онлайнОбеспечили подачу заявлений через личный кабинет, согласование руководителями и электронное подписание документов.
- Оцифровали ЛНА и спецдокументооборотНастроили электронное ознакомление с локальными нормативными актами, документооборот по работе в выходной день и сбор данных по графику отпусков.
Схема реализации
Уникальность проекта
Уникальность проекта заключается в полном переводе всех кадровых процессов крупной компании с распределённой структурой в цифровой формат на базе типовых решений 1С без использования внешних сервисов и доработок.
В рамках одного HR-контура были охвачены все этапы жизненного цикла сотрудника — от приёма до увольнения — с юридически значимым удалённым подписанием и масштабированием на 600 сотрудников по всей России, что обеспечило отказ от бумаги и устойчивый операционный эффект.
В рамках одного HR-контура были охвачены все этапы жизненного цикла сотрудника — от приёма до увольнения — с юридически значимым удалённым подписанием и масштабированием на 600 сотрудников по всей России, что обеспечило отказ от бумаги и устойчивый операционный эффект.
Достигнутые результаты
Проект обеспечил полный переход кадрового документооборота компании в цифровой формат и устранил зависимость HR-процессов от бумаги, личного присутствия и курьерской доставки.
Полный отказ от бумаги
Все кадровые документы оформляются, согласуются и подписываются в электронном виде без использования бумажных носителей.
Ускорение HR-процессов
Сокращены сроки оформления отпусков, переводов и увольнений за счёт автоматизированных согласований и уведомлений.
Снижение операционных затрат
Исключены расходы на печать, бумагу, курьерские и почтовые услуги при кадровом документообороте.
Удобство для сотрудников и HR
Сотрудники и руководители работают с кадровыми документами удалённо через личный кабинет, а нагрузка на HR-службу снижена за счёт автоматизации.
Вам могут быть интересны другие кейсы
Нам доверяют
Мы - эксперты в области автоматизации учетных систем и бизнес-процессов. Нам доверяют многие производственные, торговые, сельскохозяйственные и финансовые компании. История ERP Band - это комплексные проекты с глубоким погружением в потребности каждого клиента.
О компании
В нашей компании внедрен стандарт ISO 9001, который помогает улучшать работу и соответствовать ожиданиям клиентов. Этот стандарт определяет создание и поддержание системы менеджмента качества, что позволяет нам постоянно предоставлять услуги высокого качества.
Стандарт менеджмента качества ISO 9001:2015
Надежные процессы контроля качества укрепляют доверие и удовлетворенность клиентов.
Мы быстро и эффективно решаем проблемы клиентов.
Стандарт помогает нам сокращать затраты и улучшать результаты.
Регулярные аудиты позволяют нам улучшать процессы и сохранять конкурентоспособность.
У вас есть задача?
Мы готовы её обсудить и предложить лучшее решение!
Арсений Микрюков,
Руководитель департамента
по работе с ключевыми клиентами
Руководитель департамента
по работе с ключевыми клиентами