Внедрение 1С:Документооборот КОРП

Внедрение 1С:Документооборот необходимо организациям, стремящимся повысить эффективность обработки документов, улучшить взаимодействие между подразделениями и снизить риски, связанные с ручной обработкой данных.
Для малых и средних предприятий, учебных заведений и государственных учреждений решение поможет упростить рутинные задачи, сократить время их выполнения и снизить вероятность ошибок. Крупные организации с обширным потоком документов также нуждаются во внедрении системы. Она позволяет интегрировать различные бизнес-процессы, управлять большим объемом документов и обеспечивать высокий уровень контроля над ними.

Для компаний, активно взаимодействующих с партнерами и клиентами, важно иметь систему, позволяющую быстро и эффективно обмениваться документами. 1С:Документооборот обеспечивает удобные механизмы обмена, что повышает уровень сотрудничества и снижает вероятность потери данных.

Признаки, указывающие на необходимость внедрения решения 1С:Документооборот:

• Присутствует необходимость в переходе от ручной документации, приводящей к ошибкам, задержкам и потере информации, к современному решению.
• В компании существуют сложности с координацией работы между различными отделами.
• Компания начинает испытывать трудности с обработкой увеличивающегося объема документов.
• Присутствует необходимость отслеживания, кто и когда обрабатывал документ, что важно для соблюдения регламентов и внутреннего контроля.
• Предприятие тратит значительные средства на печать, хранение и пересылку документов.
• Необходимо оперативно реагировать на новые требования, эффективно управлять проектной документацией и обеспечивать контроль за выполнением задач.
• Ваша компания планирует внедрение решений фирмы 1С, и необходима ECM-система для организации электронного документооборота.

Практика применения решения показывает, что компании не готовы вернуться к ручному оформлению документов после использования 1С:Документооборот 8. Они отмечают следующий экономический эффект от внедрения:

• Сокращение трудозатрат в различных подразделениях на 20%.
• Ускорение получения управленческой отчетности на 25%.
• Снижение производственных издержек на 25%.

В крупных компаниях, использующих традиционные методы документооборота, процесс составления, разработки и согласования документов требует значительных временных затрат. Кроме того, исправление документов требует много времени и усилий. Предприятия с множеством филиалов и отделов сталкиваются с последствиями, выражающимися в недополученной прибыли. Программа 1С:Документооборот позволяет создавать задачи, устанавливать сроки выполнения и запускать цепочки решений по заданным маршрутам. В программе присутствует возможность самостоятельной генерации маршрутов, что снижает необходимость в постоянном контроле.

Стандартный срок внедрения 1С:Документооборот 8 может варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев. В малых компаниях с простыми процессами внедрение может занять от 1 до 3 месяцев. Это время включает установку программного обеспечения, настройку базовых функций и обучение сотрудников.
Для средних и крупных предприятий, где требуется адаптация под специфические нужды компании, интеграция с другими системами и перенос большого объема данных, сроки могут достигать от 6 до 9 месяцев. Важно учитывать, что на этапе планирования проект внедрения требует детального анализа процессов, что также может занимать время.
Завершающий этап — тестирование системы и обучение пользователей. Подготовка сотрудников занимает от 2 до 4 недель.
Наша команда экспертов компании ERP Band проведет внедрение 1С:Документооборот с учетом специфики вашего предприятия. Мы гарантируем соблюдение оговоренных с вами сроков и высокое качество работы.

Автоматизация рутинных задач

Интеграция с другими системами

Гибкость настроек прав доступа

Централизованное хранение документов

Контроль сроков и исполнения задач

Формирование отчетов по различным аспектам документооборота

Данный этап во многом определяет успех всего проекта по внедрению 1С:Документооборот. Мы изучаем бизнес-процессы Клиента с учетом их критичности, возможности улучшений и изменений, проводим интервью с пользователями системы и протоколируем результаты опроса.

В результате получаем документ, описывающий все бизнес-процессы и согласовываем его с Клиентом. Для демонстрации работы бизнес-процессов разрабатывается функциональная модель всех бизнес-процессов компании с помощью Microsoft Visio.

После предпроектного обследования формируется финальное Коммерческое предложение, где расшифровываются планируемые работы и фиксируется итоговая цена.

В качестве альтернативы мы можем сделать контрольный пример, на котором показываем работу ограниченного блока бизнес-процессов. Например, формирование себестоимости, ведение производственного учета и т.д. Контрольный пример не позволяет дать полную оценку предстоящим работам и зафиксировать цену проекта, поэтому мы настоятельно рекомендуем проводить полноценное предпроектное обследование.

Ставим качественные и количественные цели проекта, формируем критерии достижения цели, описываем функциональные границы проекта, ограничения, допущения и риски проекта и составляем Устав Проекта. Полученный документ позволяет командам не отклоняться от намеченного плана работ и на каждом этапе сверяться с целевыми показателями. Устав проекта имеет полноценную юридическую силу и является неотъемлемым приложением к договору.

Настраиваем и автоматизируем внедряемые функции 1С:Документооборот 8 КОРП, описанные в ТЗ, программируем скрипты и загружаем данные.

Для того, чтобы ускорить разработку функционала мы используем механизмы групповой разработки. Проектные задачи разделены между несколькими разработчиками, которые подключены к единому хранилищу данных и параллельно загружают разработанный функционал. Разделение прав и версионный контроль позволяют контролировать качество и работоспособность совместно написанного кода.

В случае необходимости мы переносим данные из предыдущих учетных систем, упорядочиваем справочники, устанавливаем необходимые функциональные опции для корректного учета. Проверяем работоспособность системы с унаследованными данными и согласовываем с Клиентом.

Если до внедрения 1С:Документооборот справочники велись бессистемно и хаотично, проводим нормализацию НСИ: находим и удаляем дубли, отделяем справочники. Для того, чтобы в будущем данные в справочниках были упорядоченными, мы разрабатываем регламент ведения нормативно-справочной информации.

Перед вводом в промышленную эксплуатацию мы обучаем пользователей работать с системой. Представители Клиента формируют группы с ключевыми пользователями системы для проведения обучения.

Сотрудники ERP Band проводят обучение, используя реальные документы и справочники компании: работа с контрагентами, ведение номенклатуры и т.д. Обучение происходит при личной встрече или дистанционно.

Глубоко прорабатывая типовые и частные вопросы, мы убеждаемся, что все заинтересованные лица компании получили полноценные знания о работе системы и готовы управлять бизнес-процессами в зоне своей компетенции.

Протестировав работу системы на тестовом стенде, мы вводим разработанный функционал в опытно-промышленную эксплуатацию, передаем сопроводительную документацию Клиенту. В базу данных переносим актуальные записи: справочники, счета, реализации, банковские выписки, документы ввода начальных остатков.

В случае возникновения запросов на введение дополнительной функциональности 1С:Документооборот мы оказываем услуги по сопровождению и технической поддержки разработанной системы.